Corona-Krise: Home Office richtig planen

Corona-Krise: Home Office richtig planen

Mit der Coronavirus-Epidemie kommen neue Herausforderungen auf Unternehmen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu. Die oberste Priorität liegt dabei ganz klar bei der Gesundheit der Angestellten. Ein Arbeitsstopp würde für viele Firmen in Deutschland aber den finanziellen Ruin bedeuten. Wie lassen sich beide Interessenschwerpunkte also unter einen Hut bringen? Homeoffice ermöglicht das Arbeiten aus den eigenen vier Wänden. Was Sie dabei zu beachten haben, wie sich die Mitarbeiter effektiv darauf vorbereiten und wie wir Sie dabei unterstützen können, erfahren Sie im folgenden Blog-Artikel.

Was ist der neue Coronavirus?

Der neue Coronavirus - SARS-CoV-2 - stammt vermutlich von Fledermäusen und kann beim Menschen die schwere Atemwegserkrankung COVID-19 auslösen. Deren Symptome sind zunächst unspezifisch und können mit Fieber, Husten, Unwohlsein, Ermüdung und ähnlichem einer Influenza ähneln. Bei schweren Verläufen kann es im Endstadium zu schwerer Atemnot und einer Lungenentzündung kommen, die insbesondere bei sehr alten oder vorerkrankten Personen tödlich verlaufen können. Gleichzeitig gibt es zahlreiche mildere Formen, die beim Patienten keine oder nur sehr geringe Symptome verursachen. Hierbei dringt der Virus nur in den Rachenraum vor, die Lunge ist hingegen nicht betroffen. Dennoch ist die betroffene Person hochinfektiös und kann somit zahlreiche Personen anstecken. Es gibt Anzeichen, dass auch Personen, die nur geringe Symptome zeigen, Spätfolgen erleiden können. Für den neuen Coronavirus gibt es aktuell weder eine Impfung noch ein effektives Medikament.

Risiken bei der Büroarbeit

Laut Aussagen führender Virologen in Deutschland werden sich etwa 60 bis 70% aller Deutschen mit der neuen Form des Coronavirus infizieren. Zwischen den Altersgruppen wird dabei keine Unterscheidung gemacht. Aufgrund der leichten Übertragbarkeit als Tröpfchen beim Sprechen oder Husten, aber auch als Schmierkontakt beispielsweise auf Türklingen oder Büroartikeln, sind Büroangestellte aufgrund des nahen Kontakts besonders gefährdet. Zwar dürften die meisten Büroangestellten nicht zu den Risikogruppen zählen, wodurch zumindest bei den meisten nur leichte bis mittelschwere Symptome auftreten würden, deren Spätfolgen aber aktuell nicht abgeschätzt werden können. Allerdings haben diese in ihrer Freizeit weiteren sozialen Kontakt, beispielsweise mit Familienangehörigen oder engen Freunden. Durch die so ermöglichte schnelle Ausbreitung des Virus werden auch besonders viele Risikogruppen infiziert. Aufgrund der begrenzten Zahl von Quarantäneplätzen und Beatmungsgeräten würde eine zu schnelle Verbreitung zu einer Überlastung des Gesundheitssystems führen. Letztlich könnten so nicht alle Patienten, ob mit Covid-19 oder einer anderen schweren Krankheit, angemessen behandelt werden. Wie insbesondere die Situation in Italien zeigt, könnte die Situation eintreten, dass Ärzte bewerten müssten, bei welchem Patienten eine Behandlung sich noch lohnt. Die Sterberate würde massiv ansteigen.

Was ist Homeoffice?

Wer in seinen eigenen vier Wänden seine komplette Arbeitsleistung erbringt, arbeitet im Home Office. Davon zu unterscheiden ist das mobile Arbeiten, bei dem nur ein Teil der Arbeit zuhause geleistet wird, der Rest aber beispielsweise im Büro oder auch unterwegs beim Kunden. Für beide Formen des Arbeitens ist Telearbeit der Oberbegriff. Die genaue Ausformung unterscheidet sich je nach Beruf. Kundenbetreuer im Außendienst oder Vertreter erledigen die Arbeit beim Kunden, die davor oder danach notwendige Schreibarbeit hingegen im Homeoffice. Kaufmännische Sachbearbeiter für Banken hingegen arbeiten mal in ihrem Unternehmen, wo sie beispielsweise Arbeiten wie Postversand oder -empfang oder auch Archivtätigkeiten erledigen und ihren Heimarbeitsplätzen, wo sie digitalisierte Kundenaufträge und ähnliches bearbeiten. Wer ausschließlich telefonische Anfragen für Unternehmen beantwortet, kann hingegen komplett von zuhause arbeiten. So unterschiedlich die genaue Form der Heimarbeit ist, so unterschiedlich sind auch die genauen technischen Anforderungen. Während einigen Personen ein einfacher Laptop zur Schreibarbeit genügt und auch Internet nicht zwingend Pflicht ist, benötigen andere einen umfangreichen Arbeitsplatz mit Monitoren, Telefon, Drucker und schnellem Interneh.

Kann Homeoffice im Kampf gegen den Coronavirus eingesetzt werden?

Egal welche Form der Heimarbeit genau angewendet wird - dadurch lässt sich die Zahl der gleichzeitig anwesenden Mitarbeiter im Büro reduzieren. Der Abstand zwischen den Mitarbeitern und den gleichzeitig genutzten Materialien wird so zumindest deutlich reduziert. Im besten Fall können die Mitarbeiter die komplette Arbeit von zuhause aus machen, sodass keinerlei direkter oder indirekter Kontakt mehr besteht. Ohne Kontakt können auch keine Viren übertragen werden. Familien oder Alleinstehende mit Kindern können zudem die Kinder zuhause betreuen, wodurch diese auch nicht mehr zu den Großeltern, Nachbarn oder Freunden gebracht werden müssen. So lassen sich die Kontakte weiter reduzieren und die Verbreitung verlangsamen.

Was sind die technischen Voraussetzungen für Homeoffice?

Die genauen technischen Voraussetzungen unterscheiden sich von Firma zu Firma und von Tätigkeit zu Tätigkeit. Wir beraten Sie in diesen Fragen gerne individuell. Die häufigsten Voraussetzungen für einen Heimarbeitsplatz sind:

  • Ein ausreichend schneller DSL- oder Kabelanschluss ohne Volumenbeschränkung
  • Ein Laptop mit einem ausreichend großen Display
  • Ein ergonomischer Schreibtisch und Stuhl
  • Eine ausreichende Beleuchtung

Teilweise können aber auch mehrere Monitore oder ein Personal Computer mit spezifischen Anforderungen an Prozessor, Arbeitsspeicher oder Grafik Pflicht sein.

Mit welcher Software wird auf das Heimnetzwerk zugegriffen?

Beim Thema Software ist ebenfalls zwischen den verschiedenen Tätigkeitsbereichen zu unterscheiden. Viele Firmen ermöglichen einen Zugang zum Firmennetzwerk ohne zusätzliche Software, in dem sich beispielsweise über eine Webseite eingewählt wird. Um eine möglichst hohe Sicherheit zu gewährleisten, wird dabei neben einem fest definierten Benutzernamen und einem dem Nutzer bekannten Passwort ein zusätzlicher Token benutzt, der individuell über ein kleines Zusatzgerät, per App oder SMS generiert wird. Nur wer alle drei Teile der Anmeldung hat, kann sich einwählen. Firmeneigene Software sollte direkt serverseitig zur Verfügung stehen, beispielsweise als Virtual Desktop. So können Anwendungen und Dateien ohne aufwändige Synchronisation mit jedem Endgerät aufgerufen werden.

Welche Software wird für Homeoffice benötigt?

Umso effektiver ein Unternehmen digitalisiert ist, umso bessere Möglichkeiten ergeben sich für das Homeoffice. Mit Customer-Relationship-Management (CRM) sind Sie direkt beim Kunden, können seine Angelegenheiten dezentral, schnell und zu großen Teilen automatisiert erledigen. Kein Wunder also, dass CRM in den letzten Jahren zunehmend beliebt wird. Wer zuhause und dennoch mit Kolleginnen und Kollegen zusammenarbeitet, ist auf ein modernes Projektmanagement-Tool angewiesen. Dort lassen sich Dateien, Bilder, Grafiken oder Statistiken in einem zentralen Ort übersichtlich speichern, mit anderen Ressourcen oder den zuständigen Teamkollegen verbinden. Zudem erlaubt es eine Ressourcen- und Zeitplanung und viele andere nützliche Tools. Ein noch selten genutztes, dafür aber umso effektives Mittel sind Social Media Post Planer. Wie der Name bereits verrät, werden dabei Inhalte für Facebook, Twitter und Co. geplant und zu bestimmten Uhrzeiten, aber auch nach einem bestimmten Muster, automatisiert gepostet. Empfehlenswert ist, dass nur ein Teil der Beiträge eigene Informationen, Bilder oder Videos sein sollten. Daneben empfiehlt es sich, auch andere Inhalte zu teilen. Auch hierbei helfen die Tools weiter, in dem sie Inhalte bestimmter Accounts automatisiert teilen, aber auch nach bestimmten Schlüsselbegriffen Ausschau halten. Um mit den Kollegen in Kontakt zu bleiben, gibt es Konferenzsoftware, die Anbindung an einen zentralen Drucker, idealerweise in Kombination mit automatisierten Kuvertieren und Frankieren, erlaubt das datenschutzkonforme Erstellen von Briefen, mit Purchase to pay können Mitarbeiter aus dem Rechnungswesen Rechnungen von zuhause aus prüfen und freigeben. Die Möglichkeiten der Digitalisierung erlaubt Ihnen die Arbeit von zuhause ebenso effektiv auszuführen wie im Büro - und gleichzeitig die Vorteile der Heimarbeit zu nutzen und die Angestellten vor der Coronavirus-Epidemie zu schützen.

Was muss ein Unternehmer einplanen?

Mithilfe unserer professionellen Beratung wissen Sie genau, was sie einplanen müssen. Grundsätzlich ist ein ausreichend starker Zugriff auf das Firmennetzwerk notwendig, aber auch die Bereitstellung aller technischen Voraussetzungen, sofern diese nicht vom Mitarbeiter selbst bereitgestellt werden können oder sollen. Zudem müssen klare Vereinbarungen mit dem Angestellten getroffen werden, wie die Heimarbeit gestaltet werden kann. Es stellen sich Fragen des Datenschutzes, der Datensicherheit und der Haftung. Auch der Informationsfluss zwischen den Angestellten wie auch zwischen Führungskräften und Angestellten muss sichergestellt werden.

Was muss ein Angestellter einplanen?

Homeoffice hört sich für viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst sehr verlockend an. Er spart den Arbeitsweg, ist unabhängig von Witterungseinflüssen und kann Arbeit und Familie häufig so besser unter einen Hut bringen. Je nach Tätigkeit ermöglichst die Heimarbeit auch eine freie Zeiteinteilung. Was ein Vorteil ist, kann sich aber schnell auch zum Nachteil entwickeln. Wer seine Zeit frei einteilen kann und die Familie auch bei der Arbeit nah bei sich hat, wird beides voneinander vielleicht nur schwer trennen können. Telearbeit erfordert damit einen hohen Grad an Selbstdisziplin. Wichtig dabei ist, einen klar geregelten Tagesablauf zu haben und trotz freier Zeiteinteilung möglichst bestimmte Kernarbeitszeiten zu definieren. Da das berufliche Umfeld in der Heimarbeit weg fällt, nimmt auch die Zahl der sozialen Kontakte ab. Was einerseits bei der Corona-Epedimie vorteilhaft ist, kann aber auch psychologisch negativ wirken. Deshalb sollte idealerweise vorab zusammen mit dem Unternehmen die richtige Strategie gesucht werden - denn so lassen sich die Nachteile deutlich reduzieren.

Step by Step: Umsetzung von Homeoffice für den Arbeitnehmer

Arbeitnehmer sollten möglichst strukturiert an die Umsetzung von Home Office herangehen und dabei vom Unternehmen unterstützt werden. Hier eine Empfehlung, wie genau vorgegangen werden kann.

1. Step - Arbeitsplatz suchen Nicht jeder hat ein eigenes Arbeitszimmer zuhause. Grundsätzlich ist das auch nicht zwingend nötig, dennoch sollte nicht jeder Platz genutzt werden. Denken Sie daran, dass ein Arbeitsplatz ausreichend natürliches Licht haben sollte, genug Platz zur Verfügung steht, ausreichend Steckdosen vorhanden sind und auch künstliches Licht genutzt werden kann.

2. Step - Der richtige Schreibtisch Ein idealer Tisch sollte höhenverstellbar sein, ausreichend groß und genug Ablageflächen, beispielsweise durch Schubladen, bieten. Da höhenverstellbare Tische vergleichsweise teuer sind, sollte er alternativ zumindest die richtige Höhe aufweisen.

3. Step - Ergonomisches Sitzen Da Sie auch im Homeoffice vermutlich ähnlich viel wie im Büro sitzen müssen, ist der Stuhl ein ebenso wichtiger Einrichtungsgegenstand wie der Tisch. Der Schreibtischstuhl sollte sich an die natürliche Form des Rücken angleichen, genug Aufliegeflächen für die Oberschenkel bieten und individuell einstellbar sein.

4. Step - Die Technik Um ein möglichst angenehmes Arbeiten zu ermöglichen, sollte eine ergonomisch geformte Maus vorhanden sein. Wer viel und schnell schreiben muss, kann auf eine mechanische Tastatur setzen, die einen besseren Druckpunkt liefert. Allerdings sind diese sehr laut.

5. Step - Ordnung am Arbeitsplatz Ordnung ermöglicht ein schnelles und konzentriertes Arbeiten. Was nicht mehrfach am Tag benötigt wird, gehört in Schubladen. Persönliche Dinge am Arbeitsplatz sind ok und sorgen für eine schöne Atmosphäre - aber auch hier gilt Klasse vor Masse.

Step by Step: Umsetzung von Homeoffice für den Arbeitgeber

Unternehmen haben gegenüber ihren Angestellten eine Fürsorgepflicht. Sie vor einer sich schnell ausbreitenden Epidemie zu schützen, ist eine Möglichkeit, dieser Verpflichtung nachzukommen. Dennoch reicht das noch nicht aus. Um allen Verpflichtungen nachzukommen, brauchen Unternehmen einen klaren Fahrplan, wie Homeoffice umgesetzt werden kann.

1. Step: Grundsätzliche Voraussetzungen prüfen Die zentrale Frage ist: Können Mitarbeiter überhaupt von zuhause aus tätig werden? Kann man, beispielsweise durch eine Digitalisierung von Unterlagen und Akten, eine Umsetzung erreichen? Welche Software wird hierfür benötigt? Mit einem Stresstest kann die IT prüfen, ob die Systeme für einen externen Zugriff ausreichend ausgelegt sind.

2. Step: Voraussetzungen beim Mitarbeiter vorhanden? Das Weisungsrecht des Arbeitgebers kennt Grenzen - Homeoffice darf nicht einfach angeordnet werden, sofern der Arbeitsvertrag dies nicht explizit erlaubt. Zudem müssen die technischen Voraussetzungen beim jeweiligen Angestellten vorhanden sein.

3. Step: Klare Regeln bestimmen Datenschutz, Datensicherheit und Haftung sind Themen, die auch im Homeoffice geregelt werden müssen. Hierfür sind gegebenenfalls spezielle Vorschriften und Regeln einzuhalten. Mündliche Vereinbarungen reichen zwar grundsätzlich aus, aber die Schriftform empfiehlt sich.

4. Step: Einen Zeitplan aufstellen Je nach Tätigkeit und technischer Voraussetzung muss ein Homeoffice-Platz erst eingerichtet werden. Dies gehört grundsätzlich zur Arbeitszeit. Wenn dies alle gleichzeitig tun, ist das Unternehmen zeitweise nicht arbeitsfähig. Ist beispielsweise eine unterbrechungsfreie Erreichbarkeit erforderlich, können die Mitarbeiter damit nur einer nach dem anderen ins Homeoffice wechseln.

5. Step: Die Umsetzung Bei der Umsetzung sollte die IT der eigenen Firma oder zumindest erfahrene Mitarbeiter telefonisch erreichbar sein, um Hilfe bei technischen Problemen zu geben. Die IT sollte zudem zumindest monitoren, ob es Anzeichen technischer Probleme gibt. Auch die Führungskraft sollte jederzeit erreichbar sein.

Abschluß

Durch die Digitalisierung ergeben sich zahlreiche Möglichkeiten, wie die Arbeit effizienter, kostengünstiger und kundenfreundlicher umgesetzt werden kann - natürlich auch im Homeoffice. Auch in schwierigen Zeit wie der Corona-Krise.

Sie brauchen Unterstützung bei der Umsetzung? Sprechen Sie uns an! Wir helfen gerne weiter!


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